Журнал о технологиях и строительстве

Нaтaлья Тилли, мaркeтoлoг интeрнeт-aгeнтствa Original Works рaсскaзaлa блoгу Нeтoлoгии, кaк сбeрeчь силы, врeмя и нeрвы при пoдгoтoвкe к кoнфeрeнциям.

Eсли вы с пoльзoй для дeлa прoжили нa рaбoтe тe сaмыe 10 000 чaсoв, с вaми oбязaтeльнo случaeтся Этo: вaм, кaк признaннoму экспeрту, прeдлaгaют выступить нa кoнфeрeнции.

Для сoтрудникa, чья рaбoтa нe связaнa с выступлeниями, прoцeсс пoдгoтoвки чaстo нoсит нeлинeйный xaрaктeр: слaйды, рaсскaз, oпять слaйды (выяснилoсь, чтo xoчeтся рaсскaзaть o другoм), oпять рaсскaз (пoд нaйдeнныe прикoльныe кaртинки), и тaк бeз oстaнoвки. Этoт цикл прoдoлжaeтся дo пoбeднoгo, рaсшaтывaeт нeрвы и чaстo привoдит к oткaзу выступaть при пoявлeнии мaлeйшeй вoзмoжнoсти.

Зa пoслeдний гoд нaши сoтрудники стaли чaстo выступaть в кaчeствe экспeртoв, пoэтoму в Original Works oзaдaчились прoрaбoткoй гидa пo пoдгoтoвкe к выступлeниям.

Eсли вы нe прoфeссиoнaльный спикeр, a выступaть xoчeтся или нужнo, тo нижe крупными мaзкaми рaссмoтрим пeрeчeнь oснoвныx мoмeнтoв пoдгoтoвки, кoтoрыe рeкoмeндуeм пройти, особенно если вы выступаете в первый раз.

Задача-максимум — показать самое важное, дать «дорожную карту», чтобы начинающий спикер мог понять, какие моменты ему нужно проработать более детально.

Самых стойких читателей в конце статьи ждет чеклист подготовки к выступлениям, где мы собрали основные моменты.

Теперь рассмотрим каждый пункт подготовки более детально.

Обучение в онлайн-университете: «PR в digital»

1. Определяемся: что, кому и зачем рассказываем

На этом этапе нужно четко связать цель выступления, тему доклада и аудиторию. Что здесь первично — сложный вопрос. Правильнее рассматривать эти вопросы в неразрывной связке друг с другом. Понимание целей и причин выступления поможет правильно выстроить структуру презентации, подобрать примеры и расставить акценты в нужных местах.

Эмоциональный портрет аудитории доклада о юридических рисках предпринимателей в соцсетях

Теперь подробнее:

Цели выступления

Чем точнее и проще ответы, тем сильнее презентация:

• Какова главная идея вашего доклада?
• Что аудитория должна сделать в итоге, о чем узнать?

В результате у вас должен появиться главный месседж выступления, который пройдет красной нитью через весь доклад.

Публичные выступления — это навык, поэтому рекомендую ставить перед собой личные цели, чтобы прокачивать себя как спикера. Например: на этом выступлении я буду чаще обращаться к аудитории, на следующем — следить за темпом речи.

Кто моя аудитория

Чтобы совместить тему доклада и потребности аудитории, нужно понимать:

• Кто будет на выступлении?
• В чем особенность слушателей?
• Почему доклад будет интересен публике?

Для описания целевой аудитории мы используем Карту эмпатии Дейва Грея. Она помогает систематизировать ключевые характеристики аудитории и понять, в каком месте доклад можно усилить.

Где брать информацию для составления Карты: мозговые штурмы с коллегами; опрос друзей и знакомых, похожих на ЦА; анкетирование клиентов; опросы будущих слушателей; публикации на тематических площадках; посты и комментарии в социальных сетях.

Обновленный шаблон Карты эмпатии Дейва Грея

Важно: у спикера не всегда есть возможность точно узнать, насколько аудитория продвинута в теме доклада. Выход — калибровать выступление по ходу с помощью вопросов «Поднимите руки, кто слышал про этот сервис? А кто пользовался?».

Если в аудитории эксперты, можно смело рассмотреть практические моменты, уйти в детали, показать сложные диаграммы, инфографику.

Формат мероприятия

На этом этапе важно понимать, куда именно вы идете выступать. Восприятие выступления зависит и от контекста. Вот несколько шагов, которые помогут произвести тонкую настройку выступления:

• Уточните, кто из спикеров выступает на мероприятии (особенно до и после вас), с какими темами.
• Посмотрите доклады прошлого года (если конференция ежегодная), доклады на близкие темы, чтобы составить представление об уровне выступлений.
• Почитайте отзывы в соцсетях по хэштегам. Участники конференций, как правило, делятся впечатлениями о мероприятии, выделяя конкретных спикеров.
• Пообщайтесь с кураторами и организаторами конференции — это может помочь выстроить линию доклада, расставить правильные акценты.
• Согласуйте, как будет анонсировать вас ведущий мероприятия.

2. Составляем план рассказа и тестируем

Если вы сначала делаете слайды (или выдергиваете готовые из презентации, которую сбросил отдел маркетинга), а репетировать начинаете за день до выступления, велик риск выяснить, что рассказ живет своей жизнью, отдельно от презентации.

Эффективнее готовиться в духе Agile: работать небольшими спринтами, добавляя контрольный прогон выступления перед живой аудиторией на каждом этапе, будто выступать уже завтра.

Итак, у нас есть понимание что, кому и зачем мы рассказываем. Двигаемся дальше.

План рассказа

Тезисно набрасываем план выступления и тестируем наброски на знакомых, в идеале близких к целевой аудитории. Без слайдов и спецэффектов — только рассказ. Удивительно, но этот этап часто пропускают и начинают с поиска картинок.

После прогона выступления станет понятно:

• что подправить в рассказе;
• как аудитория воспринимает тему;
• какой формат презентации будет оптимальным;
• что понадобится на сцене (флипчарт, маркеры, видео).

Формат выступления

Есть вполне определенные этапы освоения знаний: знания умения (освоенная способность качественно выполнять действия) навык (умения, доведенные до автоматизма). Вторые два пункта невозможны без практики.

В среднем доклад эксперта на конференции максимально занимает 40–45 минут. За это время можно дать новые знания, убедить в чем-то, показать аудитории, что полезного есть в конкретном направлении.

Можно поделиться несколькими фишками, секретами, лайфхаками, к которым слушатели готовы, но научить аудиторию чему-то новому за это время — очень утопичная идея.

Если к этому добавить, что 60% информации мозг забудет уже через час, выбирая правильный формат выступления, вы сможете сделать доклад полезнее для слушателя.

Кривая забывания по Эббингаузу демонстрирует резкое падение эффективности припоминания сразу после изучения, за которым следует медленное, постепенное забывание материала.

Из примеров нестыковки темы, задачи и аудитории: докладчик, не уточняя, кто его слушатели, рассказывает, как настроить контекстную рекламу в мельчайших подробностях. Большинство присутствующих директора по маркетингу, которые отдают эти услуги на аутсорсинг и давно ничего не настраивают сами.

Структура презентации: классика

Только после первого тестирования темы на публике наращиваем «мясо» доклада: думаем над структурой, подбираем контент.

Картинки не спасут, если у презентации нет четкой, логичной структуры: над удачными мемами, конечно, посмеются, но в памяти у аудитории ничего не останется.

Моделей сборки структуры презентации много. Пожалуй, самая популярная:

• Введение / завязка (говорим о себе, компании, теме доклада).
• Проблема (боль клиента, знакомим с главными героями, антигероями, подводим к конфликту).
• Решение / вывод (основная часть, самая объёмная).
• Призыв к действию.

Попасть в «боль» каждого, кто присутствует, не получится. А подход «найдите боль клиента» настолько растиражирован, что слушатели легко считывают, когда спикер использует этот прием. Если можете — с темой «боли ЦА» будьте изобретательнее.

При подготовке структуру удобно собирать с помощью стикеров или mindmap — элементы легко заменить или поменять местами.

Собрали структуру будущего доклада «Сайт-дуршлаг или куда уходят ваши деньги»

«А без боли можно?» Альтернативная структура

Бизнес-консультант Энди Раскин предлагает структуру выступления без явных акцентов на проблематике клиента и увлекательных рассказов «О нас».

Презентация в таком случае похожа на сценарий к фильму BBC:

• рассказать о переменах, которые происходят в мире;
• показать, как эти изменения влияют на мир и на целевую аудиторию в частности;
• визуализировать идеальное будущее;
• рассказать об услуге / продукте, который приблизит идеальное будущее;
• представить доказательства того, что вы на самом деле можете помочь.

3. Делаем раскадровку (storyboard)

Итак, план рассказа готов, обратную связь от слушателей взяли — приступаем к раскадровке будущего выступления, как настоящие режиссеры. Не прорабатываем слайды детально, а прикидываем, какие образы усилят рассказ.

Еще раз. Не собираем готовые слайды, не тратим время на выравнивание заголовков, только стыкуем: структура — рассказ — визуализация.

Используем инструменты режиссеров для подготовки презентаций

Готовую раскадровку показываем / рассказываем рабочей группе, собираем обратную связь, фиксируем инсайты.

4. Оформляем слайды

Когда у вас есть четкое понимание целей выступления, проработана Карта эмпатии клиента, понятна структура рассказа, то на оформление презентации уходит гораздо меньше времени и сил.

Книга Нэнси Дуарте Slide: ology о том, как донести свою идею до слушателя, убедить и вдохновить

Дизайн

Задача этой статьи осветить по шагам процесс подготовки к выступлению, поэтому подробную тему дизайна слайдов презентации логично разобрать в отдельной статье.

Кратко отмечу моменты, которые мы стараемся держать в фокусе на этом этапе:

• больше картинок и меньше текста;
• истории, визуализации с юмором запоминаются лучше;
• диаграммы, инфографика для идей, которые уже понятны;
• несколько промежуточных резюме во время доклада;
• одна мысль — один слайд;
• не больше трех шрифтов на презентацию;
• текст и графику видно с последних рядов;
• выравниваем по сетке;
• придерживаемся фирменного стиля;
• все иллюстрации в одном стиле.

Первый слайд

Важен слайд, с которого начинается большинство презентаций — «О нас / Обо мне». В эти секунды слушатели решают, стоит ли тратить время на этого спикера. Если не удалось зацепить — аудитория уйдет в гаджеты или на перерыв.

Попробуйте рассказать о себе через призму интересов и потребностей аудитории: чтобы ваш опыт, портфолио были созвучны задачам присутствующих. Подбирайте слова, примеры, фразы, которые отзовутся у аудитории — Карта эмпатии в помощь.

Используйте первый слайд, чтобы озвучить и отработать возможные сомнения, стереотипы аудитории («слишком молод», «мало опыта»). Чётко, объективно и с долей самоиронии.

И помните про принцип «социального доказательства»: мы охотнее слушаем спикера, который востребован, публикуется в значимых СМИ, является членом профессиональной ассоциации, имеет награды, дипломы, сертификаты, является автором книги или популярного блога.

«Чашка» для кофе и дорожная карта

После представления спикер, как правило, говорит, чему посвящен его доклад и что именно он планирует рассказать во время выступления. Многие выступающие совершают ошибку и переходят сразу к проблеме и решению.

Кармин Галло в книге «iПрезентация» проводит прекрасную аналогию с чашкой кофе: «Один инвестор как-то мне сказал: Вам надо создать в моем мозгу новое свободное место, чтобы мне было куда положить вашу информацию. Я выключаюсь сразу, как только предприниматель начинает предлагать решение без объяснения проблемы. У них есть кофе — их идея, но нет чашки, чтобы передать мне этот кофе».

Кармин Галло — тренер по ораторскому мастерству и журналист — изучил все презентации Стива Джобса, проанализировал методы работы и собрал выводы в своей книге

Задача спикера в самом начале создать «чашку» — ввести категорию, озвучить проблему и только потом предлагать кофе.

На этом же этапе дайте пользователю дорожную карту выступления — выделите 3–4 главные точки выступления и расскажите о них аудитории. Слушатели в любое время будут понимать, в каком месте истории они находятся, проще следить за выступлением и воспринимать информацию.

Заключение или супер-оффер

Выступление — это история, а у популярной истории должно быть яркое и понятное завершение, как в хорошем блокбастере (а не как в авторском кино).

В самом начале подготовки мы ставим цели выступления, ищем ответы на вопросы «что я хочу, чтобы аудитория сделала / поняла / запомнила?».

Закончите свой доклад предложением для аудитории, которое будет работать на эти цели: скидки и бонусы, специальные условия, полезные материалы и так далее.

Код доступа — немного про восприятие

В большой аудитории обязательно присутствуют не только визуалы, но и аудиалы и кинестетики. У каждого свой код доступа:

• Для визуалов важна понятная картинка — визуализируем информацию, рисуем на флипчарте, вовлекаем с помощью специальных вопросов, задействующих их «родной» канал восприятия: «Хорошо ли видно, достаточно ли света?».
• Для аудиалов критично звуковое разнообразие: четкая речь с паузами, смена интонаций, тембра голоса, особые слова «послушайте», «расскажу», «звучит».
• Для кинестетиков важно задействовать сферу ощущений, движения: попросите сделать простое действие (поднять руку или кивнуть в ответ на вопрос), предложите сесть поудобнее, открыть раздаточный материал, сделать пометки в блокноте), жестикулируйте, перемещайтесь в пространстве. Если просите аудиторию поднять руку, то начните с себя, чтобы сработал прием отзеркаливания.

5. Репетируем

Команда Original Works прокачивает навыки публичных выступлений на мастер-классах

Во время домашних репетиций ставим задачу прокачать голос, осанку, жестикуляцию. Слово «осанка» здесь появилось неслучайно: то, как зрители воспринимают спикера, очень сильно зависит от осанки. Осанка меняет голос, настроение и позицию спикера.

Еще одна задача репетиций — уложиться в тайминг без потери качества выступления: ставьте таймер с обратным отсчетом, следите за темпом речи, закладывайте время на вопросы аудитории.

Действенный способ отработать подачу (не для слабонервных) — делать видеозаписи выступлений, находить слабые места, пробовать еще и еще!

6. Знакомимся с площадкой

Убедитесь, что площадка оснащена необходимым оборудованием для выступления. Можно заранее составить чеклист для проверки:

• экран и его разрешение (посмотреть насколько у экрана четкое и яркое изображение);
• колонки, микрофон, кликер;
• флипчарт, маркеры, магниты;
• достаточно ли мощный интернет (если планируете онлайн-вставки);
• планируется ли видеозапись докладов.

О состоянии площадки уточняйте заранее, чтобы осталось время решить вопросы с организаторами.

На больших мероприятиях, как правило, выделяют время на прогон выступления, чтобы спикер познакомился со сценой. Если не получается подъехать заранее, попросите организаторов выслать фото площадки.

Совет. Заранее попробуйте кликер в деле. Многие начинающие спикеры банально не знают, куда направлять пульт и как перематывать слайды. Если в презентации много смысловых спецэффектов, то подобная легкомысленность может поставить крест на выступлении.

При выборе микрофона учтите, нужно ли крепить передающий блок под одеждой. Если не хотите, чтобы зал слушал диалоги со звукорежиссером — входите в позицию спикера сразу, как только взяли в руки микрофон или надели петличку (микрофон, вставляемый в петлицу).

Уточните бытовые моменты:

• есть ли сложности с парковкой;
• какие документы нужно взять с собой;
• где оставить личные вещи;
• будет ли комната у спикеров;
• где станция для подзарядки, переходники.

7. Накануне

Работа с аудиторией требует от спикера сил и энергии. Если плохую презентацию вытянет живое выступление, то унылый доклад не спасет ничего. Распределите нагрузку в день выступления, не нарушайте график накануне, выделите себе время на неспешные сборы в день Х. Суетящийся, спешащий спикер не намного лучше унылого!

Совет. На конференцию берите с собой доклад в трёх видах: полный текст (прочитать в дороге); тезисный план (освежить в памяти перед выступлением, можно взять с собой на сцену) и все слайды на одном листе. Плюс флешка с презентацией в нескольких форматах (для редактирования, PDF). На сцене можно подглядывать в айпад, можно в бумагу, но в таком случае нужна папка-планшет для борьбы с ворохом бумаги.

8. Контент

Подготовка презентации требует сбора, анализа и обработки большого объема информации, упорядочивания и оформления данных. Стоит переводить наработанный контент в другой формат и использовать на площадках, где есть целевая аудитория. Ваш доклад можно переложить в вебинар / видеозапись доклада, статью, презентацию, чеклисты и памятки.

Примеры чеклистов по итогам выступлений

Резюме

Мы рассматриваем подготовку к выступлению как набор конкретных блоков, которые важно пройти в нужной последовательности: браться за текст после составления портрета аудитории; визуализировать смыслы, когда уверен, что правильно доносишь их до аудитории, и так далее.

После каждого блока тестировать промежуточные результаты, получать обратную связь и корректировать свой курс.

Если придерживаться схемы, то на подготовку уходит меньше времени и сил, а шансов, что выступление будет понятным, полезным и интересным становится гораздо больше.

Читать еще: «Секреты питчинга: что и как говорить, чтобы привлечь инвестиции»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.